Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Amerika Hus 15. august 2011

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Amerika Hus 15. august 2011

Tilstede	Steen Nørgaard Thomsen (SNT), Julia Kloster Andersen (JKA), Stig-Frederik Trojahn Kølle (SFK), Signe Nicolaisen Hørning (SNH)	Dato	15. august 2011
Fraværende	Ingen.	Afholdt hos	Adina  kl. 20.00

　

 Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 15. august 2011

 

 

Valg af referent

 

1.      Siden sidst. Gennemgang af sidste referat.

 

2.      Godkendelse af referat fra generalforsamlingen.

 

3.      Skybrud. Evaluering samt udestående opgaver.

 

4.      Vicevært samt udskiftning af denne – hvad man kan man få for 300.000 kr./år og hvad kan man nå på 5 timer pr. dag.

 

5.      Budget gennemgang. Forbrug indtil nu samt restancer.

 

6.      Helhedsplan samt information fra GAP Generalforsamling 15. juni 2011

 

a)      Punkter til næste GAP. Beboere i parkeringskælder.

b)      Trafik på AP samt Dampfærgevej

 

7.      Opgang 10. Elevator og fejlkonstruktion.

 

8.      Holdning af udlevering af P-nøgler til opgange.

 

 

9.      Gitre til -2, privat skilte samt svejsning af grill. Tilbud er indhentet på 22.500 kr. eks. moms. Inkl. montage fra AK smeden.

10.  Håndtering af mails samt godkendelse af faktura fra Dan-Ejendomme samt Dan-Ejendommes rolle ift. os som sparringspartner.

 

11.  Fremtidige projekter:

a)      Beredskabsplan med andre ejerforeninger.

b)      Tilbud fra Basen på check af Teknikrummet

c)      Vedligeholdelsesplan samt opfølgning

d)      Uvildigt ingeniør af rør check -1

e)      By&Havn samarbejde ifm rengøring i kælder samt forebyggelse for fremtiden

f)        BY&Havns andel af AH's fællesudgifter er 1%, hvilket ikke svarer til deres andel af areal

 

12.  Næste møde

 

13.  Evt.

 

 

Referent: Julia Vorgod

 

Ad 1: Gennemgang af sidste referat.

Referatet blev godkendt.

 

Ad 2: Godkendelse af referat fra GF, Amerika Hus.

Referatet blev godkendt.

Dan-Ejendomme har udsendt besvarelse på drøftelse vedr. vedtægter, jf. referatets pkt. 4 til den ejer der bragte emnet op på generalforsamlingen.

Besvarelsen udsendes ligeledes til beboerne i forbindelse med udsendelse af referat fra GF.

 

Ad 3: Skybrud. Evaluering samt udestående opgaver.

Vores forsikringsselskab Tryg har godkendt tilbud på reparation af elevatorerne efter ødelæggelserne ved skybruddet. SNT igangsætter arbejdet.

Forsikringsselskabet har endvidere tilbudt at desinficere kælderrummene for at hindre skimmelsvamp, dette kræver dog at samtlige beboere med kælderrum fjerner deres ting fra rummet i den periode hvor rengøringen pågår. SNT igangsætter.

 

Ad 4: Vicevært samt udskiftning af denne

Opfølgningsmøde med Alan samt driftsansvarlig Ania afholdt18. juli 2011. Aftalt at der nu dagligt pr. mail udsendes oversigt over hvilke opgaver der er udløst i dagens løb, så bestyrelsen kan få overblik over opgaver der løses. Dette er blevet gjort og bestyrelsen har nøje holdt øje med at arbejdet er blevet gjort. Bestyrelsen savner fortsat at viceværten selv tager initiativ til at løse opgaver og ikke blot gør hvad der bliver gjort.

Tilbud fra anden vicevært modtaget – SNT følger op.

 

Ad 5: Budget gennemgang. Forbrug indtil nu samt restancer

Budget ok.

Der er fortsat restancer hver måned, det er de samme ejere der er problemer med. Dan-Ejendomme sikrer, at der sendes rykkere, og dette foregår automatisk.

 

Ad 6: Helhedsplan og GAP ad a og b

Bestyrelsesmøde og ekstraordinær Generalforsamling afholdes den 18. august.

Stig-Frederik er nu medlem af bestyrelsen. Iværksættelse af Helhedsplanen drøftet.

Fordelingstal ændres således at 2/3 betales af foreninger og 1/3 betales af erhverv. Trafik på Amerika Plads og Dampfærgevej drøftes ligeledes.

Stig-Frederik orienterer løbende bestyrelsen om aktiviteter.

 

Ad 7: Opgang 10. Elevator og fejlkonstruktion.

Udsættes til næste bestyrelsesmøde. Intet nyt pt.

 

Ad 8: Holdning til udlevering af P-nøgler

Dette er drøftet på et tidligere bestyrelsesmøde. Bestyrelsen forsøger at sikre, at der ikke udleveres er alt for mange nøgler til opgangene.

 

Ad 9: Gitre til -2, privat skilte samt svejsning af grill.

Tilbud er indhentet til 22.500 kr. eksklusive moms.

Tilbud er vedtaget og SNH får igangsat arbejdet.

 

Ad 10: Håndtering af mails samt godkendelse af faktura fra Dan-Ejendomme samt Dan-Ejendommes rolle ift. til os som sparringspartner.

Håndtering af mails drøftet og fremadrettet skal viceværten sørge for at orientere Dan-Ejendomme om rekvirering af ydelser, således at Dan-Ejendomme på forhånd ved hvilke ydelser der er bestilt – dette smidiggør godkendelse af fakturaer.

 

Ad 11: Fremtidige projekter

Beredskabsplan med andre ejerforeninger: Er igangsat af Ronald.

Tilbud fra Basen på check af Teknikrum: Tilbud accepteres og vedligeholdelsen koordinerer Steen.

Vedligeholdelsesplan: Skal løbende gennemgås af bestyrelsen. Tages op på næste bestyrelsesmøde.

Uvildigt ingeniør rør check i -1: Skal løbende tjekkes. Stig-Frederik følger op på OBH Gruppen.

By &Havn samarbejde ifm. Rengøring i kælder samt forebyggelse for fremtiden: Er utilfredsstillende. Steen tjekker op på rengøring og vandskader.

By & Havn betaler 1 % af fællesudgifter – dette er for lidt, og bestyrelsen vil forsøge at ændre dette.

 

Ad 12: Næste møde

Næste møde afholdes 5. september 2011 kl. 20.00 på Adina.

 

Ad 13: Eventuelt

Intet.

 

Mødet afsluttet kl. 21.30.