Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Amerika Hus 5. december 2011

Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Amerika Hus 5. december 2011

 Dagsorden til bestyrelsesmøde d. 5. december 2011

Valg af referent

1.      Siden sidst. Gennemgang af sidste referat.

2.      Vicevært, kontrakt samt præsentation af Ronald

3.      Budget gennemgang. Forbrug indtil nu samt restancer

4.      Status fra GAP, inkl. status på ny snerydningskontrakt, cykelstativer samt pullerter m.m.

5.      Forventninger og behov for ydelser fra Dan-Ejendomme, tilbagemelding til andre tilbudsgivere

6.      Udkast til 5-års plan

7.      Begrænsning på mulighed for varme i opgange (der skrues meget ofte op på 5 i opgangene, hvilket medfører ekstra unødvendige varmeudgifter)

8.      Fremtidige projekter

a)      Beredskabsplan med andre ejerforeninger

b)      Tilbud fra Basen på check af Teknikrummet

c)      Vedligeholdelsesplan samt opfølgning

d)      Uvildigt ingeniører rør check i -1

e)      By&Havn samarbejde ifb. Rengøring i kælder samt forebyggelse for fremtiden.

9.      Næste møde

10.  Evt.

Referent: Julia Vorgod

Ad 1: Gennemgang af sidste referat.

Referatet blev godkendt.

Ad 2: Vicevært, kontrakt samt præsentation af Ronald

Ronald (vores nye vicevært) var med på første del af mødet og alle blev introduceret. Det er er aftalt at første måned er "prøvemåned", hvorefter vi mødes igen for drøftelse af status, herunder dagligdagen, ad hoc opgaver, vedligeholdelse mv.

SNT indgår kontrakten.

Ad 3: Budget gennemgang. Forbrug indtil nu samt restancer

Budget blev gennemgået og forbrug er ok.

Restancer ligger på et nogenlunde niveau. SNT følger løbende.

Ad 4: Status fra GAP, inkl. status på snerydningskontrakt, cykelstativer, pullerter mv.

 GAP: Planen er, at helhedsplanen udføres over de næste 4-5 år, startende med at det grå skur fjernes og brandpullerter opføres, herefter startes ved Adina med beplantning mod Kalkbrænderihavnsgade. Planen bliver udført fra Adina mod byggefelt A og C, så der til sidst bliver beplantet i deres ende når bygningerne er opført om ca. 5 år.
Økonomisk ser det lovende ud for i år, da der ikke har været sne.

Ang. snerydningskontrakt, er Dan-Ejendomme sagt op pr. 1 feb 2012, der afholdes møder med 2 andre firmaer ang. ny kontrakt. Der bliver her lagt vægt på at arealet der ryddes er det rigtige, at der køres efter en billigere timetakst og at denne overholdes (dette kontrolleres ved at der sendes SMS når arbejdet påbegyndes og afsluttes), samt at der er et maksimum for hvad en fuld snerydning kan koste.

Bidraget til GAP vil være uændret for 2012. Underskuddet for 2010 er tilbagebetalt i år. 
 

Ad 5: Forventninger og behov for ydelser fra Dan-Ejendomme, tilbagemelding til andre tilbudsgivere

Vi tager løbende møder med Dan-Ejendomme for at afstemme forventninger. På næste bestyrelsesmøde drøftes punkter til møde med Dan-Ejendomme  (foreløbige punkter: drøftelse af forsikringsdækning for ejendommen, vedligeholdelsesplanen, drøftelse af vores behov for rådgivning fra Dan-Ejendomme). Mødet med Dan-Ejendomme forventes afholdt i februar 2012.

Ad 6: Udkast til 5-års plan

Dan-Ejendomme kontaktes med henblik på at drøfte forberedelse af 5-års gennemgang. JUV drøfter med Dan-Ejendomme. SNT drøfter med Christian fra Nordlyset.

Ad 7: Begrænsning på mulighed for varme i opgange (der skrues meget ofte op på 5 i opgangene, hvilket medfører unødvendige varmeudgifter)

SNT drøfter muligheden for at sætte lås på termostaterne med Ronald.

Ad 8: Fremtidige projekter

a)      Beredskabsplan:

Ronald vender tilbage herom.

b)      Tilbud fra Basen på check af Teknikrummet:

SNT har indhentet tilbud. Tilbuddet accepteres og arbejdet iværksættes.

c)      Vedligeholdelsesplan samt opfølgning:

Er udarbejdet. Anvendes fremadrettet til brug for budgetlægningen.

d)      Uvildigt ingeniør rør check i -1

Er en del af 5-års gennemgangen.

e)      By & Havn samarbejde ifb. med rengøring i kælder samt forebyggelse for fremtiden

Efter skybruddet den 2. juli var der i lang tid meget beskidt i kælderen og rengøringen var under al kritik. Der er heller ikke gjort noget for at forhindre det igen.

Ad 9: Næste møde

Næste møde afholdes den 23. januar 2012 kl. 20 på Adina.

Ad 10: Evt.

Mødet afsluttet kl. 21.30.